Forscope препоръчва компаниите да свържат управлението на софтуерните лицензи с HR процесите, тъй като назначенията, напусканията и преструктурирането могат да оставят неизползвани абонаменти и лицензи.
Промените в броя и структурата на служителите могат да се превърнат в неочакван източник на допълнителни ИТ разходи. Докато компаниите наемат хора, преструктурират екипи и оптимизират персонала си, софтуерните лицензи невинаги се адаптират със същата скорост.
Резултатът може да бъде плащане за неизползвани абонаменти или закупуване на нови лицензи, въпреки че организацията вече разполага с подходящи софтуерни активи.
Според данни на Евростат от 2025 г. в Европейския съюз работят около 10,5 милиона ИКТ специалисти, които представляват 5% от общата заетост. Годишният ръст на заетостта в сектора се забавя до 2,6% през периода 2024–2025 г.
На този фон Forscope препоръчва управлението на софтуерните лицензи да бъде интегрирано в процесите по управление на човешките ресурси и планиране на работната сила, вместо да остава единствено отговорност на ИТ отдела.
Броят на служителите не е равен на броя необходими лицензи
Всеки нов служител обикновено се нуждае от операционна система, приложения за продуктивност, а в много случаи и от специализиран бизнес софтуер. При напускане или промяна на ролята обаче лицензите могат да останат активни, а абонаментите да продължат да се подновяват автоматично.
Друга често срещана практика е закупуването на еднакви софтуерни пакети за всички служители, въпреки че различните позиции изискват различни функционалности и нива на достъп.
Служител, който използва дадено приложение ежедневно, може да има нужда от лиценз с пълна функционалност. За друг, който работи със системата само периодично, може да е достатъчна по-базова версия, лиценз за устройство или различен лицензионен модел. Конкретното решение зависи от условията на съответния производител.
„Компаниите обикновено увеличават броя на лицензите си, когато се разрастват, но реагират значително по-рядко, когато служители сменят ролите си или напускат организацията. В резултат често продължават да плащат за софтуер, който вече никой не използва, или поддържат по-скъпи лицензионни версии, отколкото реално са необходими на служителите“, коментира Якуб Шулак, главен изпълнителен директор на Forscope.
Абонамент или безсрочен лиценз?
Абонаментният модел предоставя гъвкавост, но тя зависи от активното управление на лицензите. Компаниите трябва редовно да проверяват броя на потребителите и договорните условия, тъй като някои доставчици позволяват намаляване на броя на абонаментите единствено при подновяване на договора.
Пропускането на този момент може да доведе до още една година разходи за лицензи, които вече не се използват.
При безсрочните лицензи ситуацията е различна. Те остават собственост на организацията и след като конкретният служител престане да ги използва. При определени условия могат да бъдат прехвърлени към друг потребител или звено, както и законно препродадени на вторичния софтуерен пазар.
Така неизползваният лиценз може да запази част от стойността си вместо да остане неактивен софтуерен актив.
Хибридното лицензиране като решение при променлив брой служители
Forscope дава пример с компания със стабилен екип от приблизително 130 постоянни служители, която в зависимост от проектната натовареност увеличава персонала си с до още 70 души.
Вместо да купува безсрочни лицензи за всички потенциални 200 потребители, организацията използва такива за постоянния персонал, а временните нужди покрива чрез абонаментни лицензи, чийто брой се променя според реалната численост на екипа.
Този модел комбинира дългосрочната икономическа ефективност на безсрочните лицензи с гъвкавостта на абонаментите.
Друг пример е компания, която при намаляване на персонала установява, че притежава значителен брой вече ненужни безсрочни лицензи. Вместо да ги остави неизползвани, тя ги продава на вторичния софтуерен пазар и възстановява част от първоначалната инвестиция.
„За компаниите, които преминават през значителни промени в броя на служителите, разработихме модели за лицензиране, които вече са доказали своята ефективност на практика. Организациите могат да се свържат с нас, а ние ще препоръчаме най-подходящия подход според техния размер, структурата на екипите и начина, по който използват софтуера“, коментира Иржи Трампота, специалист по лицензиране на Microsoft във Forscope.
Software Asset Management вече не е само задача на ИТ отдела
Управлението на софтуерните активи (Software Asset Management – SAM) изисква координация между няколко звена в организацията.
HR разполага с информацията за назначенията, напусканията и промените в длъжностите. Договорите и бюджетите за софтуер могат да бъдат управлявани от снабдяване, финанси или правните специалисти, докато техническото управление остава при ИТ екипите.
При липса на координация компанията може да загуби цялостен поглед върху това кои приложения действително се използват, какви лицензи са необходими, кога могат да бъдат намалени абонаментите и дали съществуващи безсрочни лицензи могат да бъдат прехвърлени или препродадени.
Затова Forscope препоръчва прегледът на лицензите да бъде стандартна част от жизнения цикъл на служителя – от назначаването и вътрешната промяна на позицията до напускането и организационното преструктуриране.
Българският софтуерен сектор надхвърля 60 000 специалисти
Темата има значение и за българския бизнес. Според Доклада за България от юни 2025 г. на Европейската комисия равнището на заетост в страната достига 77%, като работодателите продължават да се сблъскват едновременно с недостиг на работна сила, преструктуриране на бизнеса и променящи се потребности от кадри.
Според BASSCOM Barometer 2025, който анализира представянето на българската софтуерна индустрия през 2024 г., секторът осигурява работа на над 60 000 специалисти и генерира над 10 млрд. лева приходи, равняващи се на близо 5% от БВП на страната.
На фона на увеличаващите се инвестиции в дигитална трансформация и корпоративен софтуер управлението на лицензите се превръща и в инструмент за финансов контрол върху ИТ разходите.
Оптимизацията не означава възможно най-малко лицензи
Целта на управлението на софтуерните активи не е броят на лицензите да бъде намален на всяка цена. Служителите трябва да разполагат с необходимите инструменти, без организацията да плаща за софтуер, който не се използва или предлага повече функционалности, отколкото конкретната роля изисква.
В зависимост от бизнес нуждите решението може да бъде абонамент, безсрочен лиценз или софтуер, придобит чрез вторичния пазар. За част от организациите комбинацията между различни модели може да осигури баланс между гъвкавост, съответствие с лицензионните изисквания и дългосрочна ефективност на разходите.
„Нарастващият брой запитвания от компании ни мотивира да стартираме нова поредица от уебинари тази есен. В тях ще представим практически подходи, с които организациите могат да адаптират своите стратегии за лицензиране към растежа на компанията, преструктурирането на работната сила и динамично променящите се проектни екипи“, казва Лудек Бартак, Директор „Комуникации“ във Forscope.
Компанията препоръчва преглед на софтуерните лицензи при мащабно наемане, организационно преструктуриране, намаляване на персонала и преди подновяване на значими софтуерни договори.
Това са моментите, в които бизнесът може да оцени реалното използване на софтуера, да оптимизира разходите и при определени условия да възстанови част от стойността на вече ненужни активи.
