Дигитализацията навлиза все по-дълбоко в управлението на бизнеса, а човешките ресурси са сред сферите, в които тази трансформация се развива с ускорени темпове. Въвеждането на електронни трудови книжки и редица други промени през последните месеци динамично променя сектора, а на българския пазар вече функционира и цялостна платформа за управление на отношенията между служители и работодатели. Тя носи името eHR и позволява създаване на електронни трудови досиета, управление, одобрение и подписване на всички документи, свързани с тях, администриране на отпуските и редица допълнителни функционалности.
“Въпреки наличието на все повече бизнес софтуерни системи, до скоро управлението на човешките ресурси си оставаше обвързано с прекалено много хартиени документи и упорито не се поддаваше на дигитализация. Създавайки eHR, в екипа ни си поставихме за цел да променим това и да предоставим на бизнеса едно решение, способно да спести огромен брой човекочасове на екипите, както и да намали нуждата от използване на хартия. В добавка то е много достъпно като цена и може да бъде използвано от всяка малка, средна или голяма българска фирма” – споделя Жан Егикян, Главен оперативен директор на eHR.
Платформата е разработена от екип експерти по трудово право и IT сигурност, така че да отговаря напълно на изискванията на Кодекса на труда и действащата нормативна уредба в областта на личните данни и електронните документи. Законодателната рамка за електронните трудови досиета в България е въведена през 2018 г., а eHR присъства на пазара от 2020 година.
Платформата вече подпомага десетки компании в прехода от хартиени папки и подписи „на ръка“ към изцяло дигитални и законово издържани процедури, без необходимост от промяна на установения работен процес. Компаниите, които използват системата, са преминали безпроблемно проверки от Главна инспекция по труда и други държавни институции.
eHR обединява всички HR документи в електронни трудови досиета. Всеки нов документ се създава стъпка по стъпка по готов или клиентски шаблон, включително и в двуезични варианти. След това документите се подписват чрез интегриран квалифициран или усъвършенстван електронен подпис – без допълнителни разходи за служителите и без такса на брой подписани документи.
Платформата разполага и с мобилно приложение за Android и iOS, което я прави удобна за използване от служители и администратори от всяко устройство с достъп до интернет. Вместо папки, печати и физически архив, HR екипите работят с централизирана система, в която се създават, подписват и съхраняват всички ключови документи – от трудови договори до заповеди и допълнителни споразумения.
Системата е в помощ както на HR отделите, така и на мениджърите и служителите. Тя включва модул за електронно управление на отпуските, чрез който служителите подават молби за платен, неплатен или болничен отпуск онлайн, а ръководителите ги одобряват с няколко клика.
Платформата автоматично изчислява оставащите дни, поддържа календар на отсъствията и предоставя ясна картина за наличността на персонала. Така бумащината, която забавя процесите и увеличава риска от грешки, остава в миналото, а работното време за обработка на документи се оптимизира.
Не на последно място eHR е и устойчиво и отговорно решение по отношение на ресурсите. Платформата помага на компаниите значително да намалят разходите за хартия, печат и физическо съхранение на архиви, като същевременно се редуцира рискът от изгубени или повредени документи.
Всяко действие в системата е правно обезпечено и проследимо. Клиентите разполагат с персонален акаунт мениджър и централизирана тикет система, а поддръжката е включена в цената. Сигурността на eHR е гарантирана чрез криптирана връзка, съхранение на данните с няколко резервни копия на различни локации и ежегодни тестове за пробив в сигурността от специализирани партньори. Данните се съхраняват изцяло в рамките на Европейския съюз, а достъпът на потребителите е защитен с двуфакторна автентикация и квалифицирани електронни времеви печати за всяко действие.
